南通四建集中采购管理中心案例分享

南通四建集团有限公司

南通四建通过一年多时间对筑材网的先行试用,累积了一定的经验,通过此次案例分享,从创立背景、集采中心VS集采管理中心、平台选择及模式选择、平台使用流程、四建使用模式及使用情况介绍、在线金融贷款介绍、供应商评价与管理介绍、其他增值功能介绍、南通四建使用意见等九个方面进行介绍。

一、创立背景

为了更好地适应当前国内国际建筑业发展的新形势,南通四建集团决定和南通数家特级建筑企业(江苏南通二建集团有限公司、龙信建设集团有限公司、通州建总集团有限公司、南通新华建筑集团有限公司)一起,本着推进行业发展、解决建筑行业采购痼疾、提高企业自身管理水平的愿望,会同建设银行江苏省分行联合发起组建了江苏足财电子商务有限公司,共同探讨优化建筑业采购的路径。经过一年多的反复论证探讨和不断尝试,终于成功推出了国内首创的基于信用交易的建筑行业B2B电子商务平台——筑材网。该平台在2016年下半年已经正式上线,并经过南通四建等数家大型特级建筑企业的先行先试,运转良好。截止2017年10月15日,已经入驻的采购商有100家,其中特级企业24家,采购商涵盖了总承包、安装、装饰等各个领域。供应商入驻超过9000家,遍布全国29个省、直辖市。上线招标项目12400余单,累计签约总额141亿多元。

二、集采中心VS集采管理中心

集团公司建立物资集中采购中心,其主要是指处于经营、发展中的集团公司在采购所需物资材料时,以统一、集中的管理方式,针对有关产品供应商、市场价格、招投标工作的具体情况、信息资料进行调查、监督、管控,通过收集、汇总、整理集团下属分公司、子公司的采购申请,设计、编制一套全面、完整的采购计划,最后以集中订购、结算的业务处理方式完成物资采购。但是对于集团总部来说,将采购收归集团层面集中进行,将为集团带来很多人力的负荷。另外,集团总部并不能完全覆盖所有采购材料的品类,建筑类集团公司所需采购的重要物资具有一定的多样性、复杂性、不确定性,从而大幅提高了集中采购这些物资的难度。而且在后续的物资处理、分发上缺乏一定的灵活性,具体表现为建筑集团的分公司、子公司座落于不同的城市、区域,在统一购入重要物资后,需要依据详细的采购计划加以分配,而由于发送、运输物资的距离较远,从而大幅增加了发货成本,综合考虑先前在供应厂家拿到的优惠价格,最终的总体采购成本并不一定是最经济、合理的。

集团采购管理中心是指企业通过筑材网为代表的第三方开放型平台建立集中管理机制,通过线下采购线上化、采购分级授权以及优质社会资源对接等方式,实现集团的关键采购强把控以及集团采购全监督的目标。不同于集中采购中心,集中采购管理中心具有轻体量、易推行以及强把控的特点。南通四建这类大型集团企业具有采购类别复杂,施工项目分布范围广以及施工项目类型多的特点。因此,建立传统的集中采购体系无法满足集团当前发展的实际需求,而以管理为切入点的集中采购管理中心则是适应集团企业发展多样化的选择。集采管理中心具有易推行的特点。不同于集中采购的采购一体化。集中采购管理中心依托筑材网,进行采购分级管理和全面监督。为保证各项业务处理活动的效率、质量,针对性的设计、编制采购管理制度,并通过实施常态化的监督、管理,最大限度的发挥出集中采购的优势。平台型集采管理中心具有可持续发展的特点。平台型集中采购形成规模效应,降低边际成本。平台型集中采购规范采购行为形成规范效应,从而避免法律纠纷以及不公正现象。平台型集中采购对接社会资源,综合降低集团运营成本。平台型集中采购完善企业信用背书,加强企业的品牌效应。

三、平台选择及模式选择

当然,现在市场上也有几个同类型的采购平台,但是集团选择筑材网也有自己的考量。相较于行业内其他由一个建筑集团发起成立的单一股权的建材采购信息流平台或建材采购1.0平台,筑材网以开放式的心态吸收行业内和跨行业的多家大型特级建筑集团、金融集团、银行等合作,使得筑材网和筑材网的用户可以运用多方资源。同时,以建筑企业为核心,跨行业的多家企业抱团合作,打通产业链上下游,形成全产业链集群平台,不断引入新的优质资源,通过整合供应链、大数据、金融服务和信用数据,建立信息高速通道,实现资源共享,形成建筑行业的生态闭环,推动建筑企业共赢的采购新模式。

建筑行业的线上采购是一个采购体系和一个供应体系在交易平台上交互的结果,从而产生相应的信息流、商流、资金流。该采购流程必须符合建筑业采购的底层逻辑,因此筑材网为了满足不同建筑企业的需求,针对不同的建筑集团特质、各自的内部管理特点设计了七种模式。这七种模式实现了风控、督导、采购实施的有机结合,既保证了采购单元小额合同签署的灵活性和及时性,又保证了集团公司对于大额合同的风险把控和随时查询集团内所有采购招标合同的便捷性。另外,筑材网的线上、线下流程紧密结合,使建筑业通行的“合同后付款采购模式”得以在平台线上呈现,更使得金融机构可以无缝的对接实体企业的运营,该模式也使银行、金融机构服务实体的手段更为便捷和有效,实现供应链金融在建筑业互联网采购平台上的高效运行。这一将传统的线下采购搬到线上电子平台的举措,被看作是南通建筑业向“互联网+”转型的一个标杆。

已经入驻的采购商根据自身集团内部架构,主要的模式选择集中在:便捷采购模式、标准采购模式和集中采购模式。例如龙信集团采用标准采购模式在筑材网上采购,集团公司向每个采购单元下发四个账号:①采购员:编辑发起采购需求,筛选供应商入围,提交入围供应商,与供应商沟通,编辑初始合同,沟通合同,上报合同,确认合同生效等。②预算员:核对材料需求信息,审核采购信息。可以设置多个“预算员”账号。③财务:集团公司和地区总部领导可以通过总巡视账号,查阅合同签署情况以及合同具体内容。④项目经理:审核采购需求,挑选入围供应商,确定中标供应商,审核合同相关条款。而通州建总采用便捷采购模式在筑材网进行采购行为。以分公司为采购单元,集团公司可随时查看、监督中标情况以及合同签约情况。集团公司向各项目部下发项目采购负责人及主任项目经理的账号;向各分公司下发分公司财务及分公司经理的账号。

四、 平台使用流程

以筑材网标准采购模式为例,在筑材网上进行招投标、合同签约、验收及付款是一个完整的闭合的流程。

(一)招投标流程

在“招投标流程”中,筑材网提供行情查询、采购商主页查询、供应商主页查询、筛选、供应商招标推送筛选、采购清单导入导出等功能。

“招标推送筛选设置”中,可以根据实际需求对推送标书的供应商进行筛选,按照实际需求填写“供应商产品匹配”及“推送数量”,在“筛选条件”中可以勾选推送招标信息的供应商条件,对于采购商的招标工作来说,节省了很多不必要的时间。除此之外,还可在销售强度、好评分、签约次数、应标次数、平台销量及供应强度等条件中选择一样或几样,系统会根据这些条件来给相应的供应商进行排名,并推送消息(排名在采购商要求推送的数量之内的供应商会收到推送消息)。特别要指出的是,筑材网提供的几个维度的选项,如:销售强度是平台销售量/服务的省份数量,供应强度是平台销售量/供应的品类数量,对于采购商来说都是非常必要的选择条件。

(二)合同签约流程

在“合同签约流程”中,筑材网提供竞标、电子合同、合同导入导出、在线签约等功能。

(三)验收流程

在“验收流程“中,筑材网提供验收单据导入、验收现场调整等功能。

(四)付款流程

在“付款流程”中,筑材网提供在线贷款、汇款凭证导入、评价等功能。

五、四建使用模式及使用情况介绍

经过集团领导多次的研讨,最终选择使用集中采购模式,即集团公司建立一个采购单元——集中采购中心,负责询价、招标、定标、签约。集中采购中心内设多个平行的采购员账号,分别负责各项目部的采购工作,对应的审核人为各项目部的负责人。集团的二级风控体系架构图如下:

(一)集团层面:抓管理、抓风控,集团发文、章程具体化

第一级总公司:集团公司领导和地区总部领导使用,随时查阅合同签署情况以及合同的具体内容,起到有效的风险管控作用。集团借助于筑材网的在线招投标管理、合同管理、执行管理、项目管理的优势,为企业管理的标准化插上了互联网信息化的翅膀,做到企业管理标准化与信息化的深度融合。

建筑企业的一切管理工作必须以工程项目作为出发点和落脚点。hg0088手机新2备用网建设也必须把“着力点”放在工程项目上,放在工程项目的质量、工期、成本、安全、资金等管理目标的完成上。一般,在筑材网上的招标,招标由分公司发起,定标和签约需集团公司材料集控中心审批。集团公司领导也可以通过巡视账号查阅到每个标书和合同的具体情况,起到了有效的监管作用,在节约成本的同时,降低了企业管理风险。了解到使用筑材网的好处之后,集团发文、财务把关,不上线不进行货款支付。发文规定:未按要求执行的专业分公司或联营单位处将处以货款总价5%的罚款。地区总部/专业分公司材料经理及采购负责人分别处以2000元/次罚款。对未核对纸质合同是否已签电子合同而将货款直接支付的委派会计,视具体情况处以已付货款的0.5%--2%罚款。

同时南通四建的筑材网信息化管理章程也做了具体要求:

1、在筑材网上发布招标时,发布时间距离报价截止日期不少于5个工作日(留有充足时间让供应商报价)。

2、供应商入围议标:若有五家以上供应商参加报价投标,并且技术指标等都响应招标文件要求,则选报价较低的三家入围,进入议标流程;若有3—5家供应商报价投标,并且技术指标等响应招标文件要求,则选报价较低的两家入围,进入议标流程。

3、中标规则:集团公司材料集控中心规定中标需选择技术指标响应招标文件要求且报价最低的供应商中标,如考虑到供应商企业实力、质量等因素而不选最低价中标的话,分公司在中标申请时需说明选择理由。

4、合同:签订材料采购合同时,必须明确材料的规格、型号、数量、计量单位、综合单价、总价、品牌、产地,特殊设备材料需提供技术性能参数。综合单价中须明确不含税单价及税率。所有材料采购合同必须明确材料的质量要求、验收标准。材料供货到现场须提供产品质保书或合格证。

除此之外,集团自上线筑材网以来,企业管理水平也得到了明显提升。集团落实全员质量岗位责任,需要将质量把控落实到工程的各个环节,招投标、签约、送货验货、付款、合作评价等都要全面覆盖。集团借助于“筑材网” 内部采购审批流程功能,将采购管理流程相关的各层级角色有机有序地串联起来,明确各职能人员的职责、权限,确保各项责任落实到人。

总之,使用筑材网进行采购管理,打通企业内部采购管理流程审批通道,做到采购全流程的透明、高效、有保障,在内部更高效地做出采购决策,缩短了决策时间,降低了采购决策成本。

(二)项目部层面:抓流程、抓实操,增多供应商、降低采购成本

筑材网的第二级是集中采购中心,就四建的人员架构设置来说:

①采购员:由各地区总部、各地区分公司以及各专业分公司采购负责人担任。主要进行采购操作。

②审核人:由各地区总部、各地区分公司分管材料的经理以及各专业分公司经理担任。主要进行审核操作。

③复核人:由集团公司材料集控中心科员担任。主要进行复核操作。

④审批人:由集团公司材料集控中心主任担任。主要进行审批操作。

所有材料由集团公司材料集控中心在筑材网上集中采购,有采购需求时,由分公司在筑材网上提交采购需求,再由集团公司统一审核,可以更好的做好材料采购管理工作。招标通过筑材网公示后,全国供应商都可以来报价,如此打破地方壁垒和供应商线下联合抬价,并通过供应商的多方竞争,有效地降低了材料采购成本。

中标后,由分公司采购员在筑材网上创建合同,再提交集团公司材料集控中心审核,同时集团公司的高层领导,也可以通过筑材网进行合同的在线监管,大大的增加了合同管理的统一性,同时又规避了合同风险。各分公司采购负责人也向集团反馈:线上招标非常方便,只要标书发布,就有供应商来投标,而无需像以前一样,一个个邮件或电话去通知报价。当然,因为建筑项目的局限性,应标供应商还是以周边的为主,也有一些特殊材料由于品牌的限制,报价也不太多,但是我们相信,随着筑材网影响力的扩大,入驻供应商的增多,这一情况一定会有改善。现在,在筑材网运营初级阶段,大部分技术含量相对比较低的,常用的材料报价就已经比较多了,比如桥架、电缆等,全国各地都有人报价,为采购员的工作带来了极大的便利。

以第二安装分公司一个“电线电缆”的招标为例,供应商投标家数有15家。

另外,部分采购负责人们也反馈,筑材网给他们偏远地区材料采购帮了大忙,例如:第四安装公司去年在兰州有个项目,因为地域偏远,分公司无法直接管理,现场是请当地建筑公司代为管理,以前材料采购都是内定的供应商直接定价格,有可能供应商报了高价,我们也不知道。但是现在有了筑材网,我们发布了一个招投标,全国各地的供应商都可以来投标报价。我们通过多家供应商的报价进行比较,发现长期合作的某些供应商的价格偏高,就可以和他们商量,让他们重新报价。原先线下那些报高价的供应商也会害怕失去合作机会,主动将材料价格进行降价。就算他们不同意降价,我们也有那么多家报价的供应商可以备选,真正做到了有备无患。

当然供应商上线后,不仅仅是和集团的合作更加方便了,同时也会和全体的采购商企业获得合作的机会。比如,南通埃美柯铜阀门销售有限公司,原来是集团邀请上线的供应商,此供应商之前和龙信集团五分公司在线下从未有过合作,五分公司在筑材网上线后,有一个“铜阀门”的标书,此供应商正好有符合需求的材料供应,五分公司通过筑材网供应商首页上的联系方式联系到此供应商,并邀请报价,最终发生交易,签约成功。能够为其他的采购商带来优质供应商合作的机会,让广大的优质供应商因为合作机会的增多而资本增强、服务变优,是四建人的美好夙愿。当然这种良性的循环也会让集团在合作中获得更优质的服务,更好的折扣。据集团统计,自采购行为在筑材网上线以来,部分材料成本节约3%-5%。

总之,在使用筑材网进行集中采购后,扩大了供应商数量,降低了采购成本。在与筑材网积极接洽,了解最新的进展之后,集团准备加入筑材网正在筹备的联盟采购,通过筑材网联结其他有共同需要的建筑集团,进行联盟采购。我们有理由相信,使用联盟采购将比集中采购更能扩大规模化采购的成本优势,为集团带来更大的利益。

(三)使用意见及解决:上手有困难,落地要发文,一把手工程

当然,使用筑材网也并不是一蹴而就的。一方面,由于各基层项目部工作人员的电脑水平参差不齐,刚开始使用时上手的速度也是有快有慢的。另一方面,筑材网创新地使用任务的形式来分解一个采购合同,很多建筑行业工作多年,形成了习惯的老同事刚开始使用会有些不太习惯,但是在集团公司发文后,各单位通过三种方法,三管齐下,在筑材网客服人员的配合下,迅速达成了学会熟练使用筑材网的目标。方法一、积极组织各单位材料采购负责人回总部参加筑材网培训会;方法二、利用各类会议,包括年会、年中会议或季度会议等机会进行集中培训;方法三、通过地区总部召集区域内联营单位老板及采购负责人,进行上线集中培训。筑材网的客服人员不仅教同事怎么在线上分解固定单价合同、固定总价合同、月结合同等,对于一些电脑基础不太好的同事还会进行基础电脑操作的讲解,使一线采购员能够很快上手使用。不仅如此,筑材网的客服人员还给直营单位和联营单位分别创建筑材网培训QQ群,并邀请筑材网客服进行南通四建上线采购的培训跟进工作。各单位在使用筑材网过程中,如有不清楚、不明白的地方可随时在群内进行提问,筑材网客服及集团公司材料集控中心专员会在群内进行详细解答。之后经过集团分管领导的了解,各地分公司的同事都觉得线上采购并不难,用多了也就习惯了。

但是对于一些比较有实力,运作较为独立的项目部,筑材网的使用推进并不是很顺畅,集团把线下采购搬到线上,触动了某些人的“奶酪”,有时候我们也会听到供应商反应注册太麻烦,主要就是各种证照的上传,平台协议的签署,但是供应商资质的审核流程不能省,这是关系到合同顺利执行,最终结款的重要依据。而且筑材网的股东单位中有中国建设银行江苏省分行,在平台实力和企业资信上,比其他的平台更让人放心,也更有保障,以后开通了在线贷款后,相信会有更多资金方面的便捷和优惠举措。

总之,筑材网的使用需要集团从“一把手”高度进行推进,由集团发文,全集团共同实行。

六、在线金融贷款介绍

除了对于采购管理的改善之外,财务部门对于筑材网和各个银行合作的在线贷款也做了认真的研究。传统建筑材料供应商企业回款账期长,资金占用成本高,这些成本会反过来迫使供应商提高材料价格,形成恶性循环。筑材网与建设银行、工商银行、平安银行对接,打造建筑企业采购活动的在线贷款工具。