企业数据集成管理系统

中铁十六局集团物贸公司

建设行业专项信息化创新应用成果

中铁十六局集团物资贸易有限公司

一、企业管理信息化成果简介

中铁十六局集团物资贸易有限公司在信息化建设上勇于开拓、大胆创新,于2017年5月自主研发了基于云表开发平台的“企业数据集成管理系统V1.0”,获得了国家版权局颁发的计算机软件著作权,并荣获珠海乐图软件公司(云表集成开发环境提供者)2017年度软件设计优秀成果奖。

该系统以业、财、税一体化设计为原则,以全面解决企业面临的生产经营问题为出发点,以“数据集成、合同为纲、管理内嵌、业务驱动、业务互证、伺服监控”等先进的信息化设计手段为抓手。系统所有程序均由公司自行开发,程序、数据完全受公司控制,可根据公司生产经营的需要及时、快速调整系统功能,使系统功能与公司的需求无缝对接;摆脱了以往管理软件依靠和受控于软件公司,软件功能与企业的管理不协调,服务和更新不及时且开发费用高昂的局面,开创了企业管理软件自主设计、自己使用、自己维护的先河。

“企业数据集成管理系统V1.0” 目前已拥有系统管理、基础数据、法律风控、办公协同、市场经营、结算管理、财务管理、统计分析等多个模块,每个模块中又包含若干个子模块,所有模块共同组成了企业完整的信息化管理系统,所有成果在公司内部100%应用。该系统将业务、财务、税票数据信息进行了系统科学的集成,实现了数据的最大共享和高效的数据查询、统计、分析和报表功能。实现了对生产经营全业务、全流程、全寿命的动态管理。在业务处理上,系统实现了“一键”进行数据分析、各类报表“一键”查询、各类生产经营数据“一键生成”等功能,开创了hg0088手机新2备用网的“一键”时代;在税票方面,系统已实现了进项发票的批量实时验真,一键开具销项发票,国税、地税系统各类预警信息及时推送等功能,大大减轻了销项发票开具工作量,降低了公司的发票和税务风险。

依托云表集成开发环境,“企业数据集成管理系统”采用C/S架构开发,服务器采用阿里云云端服务器,系统整体安全性高;对开发人员要求低。系统采用无代码开发,无需编程基础,只要明晰工作的业务流程即可开发自己的管理系统;开发效率高。实践证明,采用云表集成开发环境开发软件效率比传统代码开发要快5-10倍,企业可以快速构建自己的自信化管理系统;信息化建设成本低,每年只需支付极少的开发环境维护、技术支持费用和阿里云服务器和空间使用费用。

完全受控、完美匹配、可复制性、可推广性强。采用云表平台系统集成开发环境,由企业本身的业务人员根据企业的生产经营和管理需要自行快速开发系统,使信息系统与生产经营完美匹配,摆脱了hg0088手机新2备用网建设受制于软件公司,功能与需求不匹配、开发费用高、开发周期长、售后服务差、优化不及时等种种不利局面。不但使信息化服务企业的能力提升至最高,而且将制约hg0088手机新2备用网建设的外部因素降至最低,实现了企业对信息系统程序和数据的真正完全自主控制;普通业务人员只要明晰业务流程和具体需求,经过短期的培训即可胜任开发工作,因此信息化建设的可复制性、可推广性极强。

软件的应用成果得到了2019年度股份公司物资专项审计组、集团公司财务部门、工会等业务部门和系统内多家兄弟单位的高度认可。

云表“企业数据集成管理系统V1.0”的开发成功,显著提高了工作效率和工作质量,明显减轻了劳动强度,降低了企业管控风险,强化了公司对生产经营的全局把控,助推了hg0088手机新2备用网建设的升级和快速发展。

二、实施过程及解决方案

(一)企业需求和实施目标

企业希望通过信息化手段,建设自已的“企业数据集成管理系统”,重点解决如下需求:

1、解决原始数据采集分散、数据重复录入问题和数据在业务、财务、税票系统之间的对接和传输问题,提高各系统之间数据的整合度和相互印证能力,高度整合公司业务、财务、税票数据,建设数据集成管理系统,为公司决策提供科学依据。

2、根据各系统的要求和需求,实现对原始录入数据的自动计算和转换分析、汇总和查询,实时、准确、快速、高效地生成各类报表、图表、台账,实时掌控公司的生产经营数据,科学推进公司的生产经营活动。

3、实现从合同管理、承揽管理、计划物流管理、出入库管理、库存管理、结算管理、发票管理、收付款管理、资金管理、债权债务分析、各类台账和档案管理,各类报表查询、统计、汇总分析管理为一体的“企业数据集成管理系统”。

4、要将企业的制度、流程和风险控制点、风险预警机制内嵌入信息系统,通过信息系统的建设,规范业务流程,强化风险预警和防范。

5、实现一键查询、统计、分析、汇总功能;实现进项发票的批量验证,实施登记并与结算数据匹配功能;实现一键开具销项发票,实施登记并与销售结算数据匹配功能;实现税务风险预警信息的实时推送功能。

6、通过信息系统的运用,实现业务、财务和税票系统的实时对账功能,改变以往各自建账,数据分散,虽然按月对账但对账质量难以达到预期的现状。

7、降低业务人员的劳动强度,提高工作质量和工作效率。

上述需求在建设数据集成管理系统以前,是难以解决的,因此上述问题也是实施信息化需要完成的主要任务,要通过信息化建设,解决上述问题,实现如下目标:

实现业务数据的分布式采集和处理、集中分析、信息共享、数据无缝对接,准确传输、单据自动化填写、不同系统数据相互印证、决策数据实时提供等功能,确保业务、财务及税票系统运行的协同和最大限度的办公自动化,大幅提高工作效率,提升工作质量并降低企业的运行成本。

(二)解决方案

以需求为导向,以解决问题为目标,我们通过仔细研究、分析业务、财务、税票管理软件特点、情况以及目前各类软件在股份公司、集团公司的使用,并结合自身情况,制订如下信息化建设方案:

1、方案实施原则

要解决上述问题,实现业、财、税一体化协同建设,必须以“互联网+的发展和大数据、云计算”为基础,通过建设网络信息管理系统,实现对分散数据的实时采集和集中计算、处理、分析;要确保数据的安全,首选以云服务为基础的云存储;要实现管理系统对企业管理的实时响应,实现对程序和数据拥有绝对的控制权,核心系统应以自行开发为主;不同系统内部独立运行,外部协调运行,数据无缝准确传输和转换。

2、实施方案的关键点

(1)业务系统实施方案

根据以往实施信息化的经验教训以及兄弟单位的经验,业务系统变化最快,需要根据企业的需求和发展不断优化、变化和调整,如果采用外委或外包开发,除会不断支出高额开发费用外,企业的要求往往不能得到及时解决,进而影响系统的运行,容易出现被软件公司“绑架”现象。因此,我公司的业务系统确定自主开发,通过反复对比,选用了目前最为先进的由深圳乐图软件公司出品的“云表集成设计平台”作为开发平台,该平台为无代码开发平台,开发人员只要精通业务就能快速构建信息管理系统,具有系统开发环境功能强大、开发效率高(根据公司实践,平台的开发效率比传统代码开发要快5-10倍),开发成本低的特点。目前企业的合同管理模块、承揽模块、计划物流模块、出入库及库存模块、结算模块、收付款管理模板、票据管理模板、各类台账、统计、查询分析和报表模块均已在云表实现。通过云表平台建立的企业数据集成系统,程序、数据全部由公司控制,业务系统功能的优化和更新可根据企业要求转瞬间设计完成,真正实现了自己的系统自己控制,这是外委或外包开发不可能达到的效果。经过两年多的建设,以云表平台为基础开发的“企业数据集成管理系统”已初步实现了公司信息化建设的目标,并得到了业界以及集团内很多兄弟单位的认可。

(2)财务系统实施方案

目前公司使用的是股份公司统一的玖其财务软件,软件自身需要高安全性,相对封闭,如想实现高效的协同,需要开放玖其软件数据接口,以便其与公司的业务系统对接,这需要股份公司的顶层设计,短期还难以实现。针对这一情况,为实现业、财的协同,公司目前是将原来财务的收付款辅助账由原来的EXCEL表格,植入云表数据集成管理系统,在数据集成系统中建立了收付款模块,并以此为基础,在建立了资金池、资金费用计算等模块,与数据集成系统原有的结算模块、票据模块形成一体,使债权、债务分析,账期分析、款项支付功能得以实现。

(3)税票系统实施方案

税票系统具有专属性,目前国家金税三期涵盖的与企业有关的税票系统有防伪税控开票系统、进项发票认证系统、纳税申报系统、税收稽查系统四大系统,这些系统均有专属性,不必自行开发,因此税票系统软件设计主要是由与开发金税三期相关的专业软件公司进行外围设计,加强税票系统的风险防控。公司经过比选,择选“宜迅联供应链科技有限公司”开发发票协同管理系统,该系统通过数据接口直接与公司的云表“企业数据集成管理系统”实现了无缝对接。目前业、税融合,实现如下预期的功能:

① 进项发票实现了批量扫描验真。“发票协同管理系统”通过对进项发票的扫描,可根据发票号码直接提取金税三期发票电子底库数据,并与被扫描的进项发票进行对比,实现了发票验真功能,同时将发票实时推送至云表数据集成管理系统,并与对应的采购结算数据对接,自动形成进项发票报表;

② 销项发票实现了一键开票功能,云表企业数据集成管理系统将结算数据推送至发票控制台,由发票控制台经发票协同管理系统将数据推送至税控机,开票员只需点选需要开票的数据,即可实现一键开票功能,开票后,已开票信息会自动同步到公司的业务系统,并与公司的销售数据对接;

③ 在风险预警上,可自动获取税收稽查系统推送的相关企业的税收风险警示信息。

上述系统的设计中,业务系统实施的关键点是要建立明确的业务操作流程和业务逻辑,实现业务驱动操作。明确管理对象和业务活动,系统的设计就是要实时施记录业务活动对管理对象的影响;业、税系统的融合,关键点是要解决不同系统之间数据传递的数据接口问题;业、财系统的融合关键点是在不能设置数据接口的情况下,采用将财务部分业务植入业务系统的方式,实现业、财的融合。

三、企业数据集成管理系统的创新点

“企业数据集成管理系统”目前已建成并运行的模块有系统管理模块、基础数据模块、办公协同模块、法律风控、市场经营、结算管理、财务管理、统计分析等八个模块,现就各模块功能介绍如下:

(一)系统管理模块

1、模块包含内容及功能

系统管理模块主要包括组织机构、管理权限和用户数据三大内容。

(1)组织机构模块:将公司现实的组织机构系统完整的嵌入系统,并保证与实体的管理组织机构同步更新。组织机构模块明确了公司的机构设置、各机构的管理层级和上下级关系、各部门内部的岗位设置,为系统的运行奠定了坚实的组织基础;本系统的组织机构如下图所示:

(2)用户模块:系统的运行由人来控制,用户模块用来解决控制、使用系统的人员问题。通过将用户与组织机构对接,根据各自现实的岗位和职能,与系统中的组织机构中的管理层级、部门、岗位对号入座,实现了用户与组织架构的完美对接。人员变动时,只需更改其在组织机构管理层级、部门、岗位即可,与现实管理的人员变更、岗位和职责变更一致。管理员可对系统中的用户进行全权控制。用户模块如下图所示:

(3)权限模块:本系统最小的权限单位为角色,每一角色均能完成特定的功能。系统通过在组织机构模块中通过将角色赋于岗位,又通过将岗位赋于用户,从而使用户具有不同的权限。并且每位用户可以有多个岗位,每个岗位可以有多个角色,完美解决了现实中每位员工多岗位的权限问题。权限模块如下图所示:

2、创新亮点

(1)系统的组织机构、用户与现实企业中的组织机构和员工完全一致并且保持更新同步,系统中的指令系统、信息传递与现实的企业管理完全一致,利于原来线下的业务移至线上,为实现系统集成建设与企业的生产经营完美对接奠定了基础。

(2)角色-岗位-用户的权限设置能让一个用户拥有一至多个岗位,每个岗位拥有一至多个角色,方便根据现实企业的员工的岗位和工作职责灵活配置,实现了对现场企业员工职责和权限的仿真。

(二)基础数据模块

1、模块包含内容及功能

基础数据模块是系统的基石,存放着系统物资编码库、客户库、供应商库、中铁铁建合作方警示名录、国税编码库、公司发票信息库、公司核心下层部门的业务库以及公共数据接口库等重要信息,是系统运行的公共资源库。管理员可根据企业发展的需要将不同的信息库内置于系统,以方便系统业务模块调用。比如股份公司发布最新的合作方警示明录后,公司及时将对应的信息库内嵌入系统的基础数据模块,并与客户库和供应商库对接,实现了信息互通,方便在生产经营时对合作辨识;又如自2018年1月1日起,国税系统要求开具的增值税发票上要体现商品和服务税收分类编码对应的简称,公司及时将最新的“国税编码库”内嵌入系统并与物资编码库对接,通过后续的一键开票,完美实现了这一要求;为实现项目定位,系统将世界国家库、全国省市县库内置于系统并与具体的项目进行了关联,方便了对项目的管理。系统内置的中国铁建合作方警示名录截图:

系统内置的国税分类编码库截图:

2、创新亮点

系统基础库最大的信息化亮点是通过系统数据映射的方式,使系统的基础数据和国家、股份公司、财务久琪系统的相关库的数据进行了对接,方便了数据的集成和对接。

(1)物资编码信息库分四级设置,方便根据不同的层级对公司完成的物资供应数量进行统计;物资编码与国税编码库完美对接,确保了每一种物资的物资编码与国税分类编码的对接,为按新要求开具增值税发票提供了保障;系统四级编码物资库以及与物资编码与国税标准编码对应截图如下:

(2)公司客户库、供应商库等库在系统中不但有系统的编码,同时也内置了财务久琪系统对应客户、供应商的名字和编码,实现了业务系统和财务系统客户、供应商的一一对应,为相互传递数据奠定了基础。下图为客户库和供应商库截图:

(3)客户库中内嵌了对应客户的发票开具信息,供应商库中内嵌了收款账户等信息,为系统的一键开票调用和付款调用账户信息提供了数据基础。

(三)办公协同模块

1、模块包含内容及功能:办公协同模块已建成有员工信息模块和公司车辆使用监控使用模块。系统开创性地将员工信息内嵌于系统,并设置了严格的权限,方便公司领导和干部管理人员及时了解员工的基本信息和基本情况,为强化企业关心员工提供了基础,也体现了建设集成系统的理念;为加强公务用车核算,系统设立了车辆使用系统,强化了对车辆基本信息、加油、保险、维修保养、违章处理等信息的管理。车辆使用模块报表截图:

员工信息截图:

2、创新亮点

(1)一键查看员工基本信息:公司领导和干部人事管理部门依据各自的权限实现了一键查看员工基本信息,不用再专门调取员工档案或进入专业的人事管理系统查看,方便了对员工的管理。

(2)实施掌控公司车辆情况:公司通过车辆管理系统,实施掌控公司的车辆运行里程、加油、保险、维护、违章处理等信息,为公务用车管理提供了信息化保障。

(四)法律风控模块

法律风控模块由公司法律风控部来管理,是公司的系统运行的重要核心模块之一,是公司以合同管理为主线的法律风控管理理念的体现,也是公司以合同为纲,总控生产经营业务的设计理念的体现。

1、模块包含内容及功能:法律风控模块包含合同台账模块、合同动态监控模块、法律文书登记模块、增加合同主体模块、合同编号生成器、合同档案号生成器、普法案例、订货函模块以及相应的基础信息库模块等10余种模块。其中合同台账模块是法律风控模块的核心。

(1)合同台账模块:登记了公司所有的生产经营合同的基本信息、合同清单信息以及签订完毕的合同电子版扫描件。合同台账模块是一个动态的、全寿命周期监控的模块,记录了合同执行的整个生命周期的全部信息;除了初始录入的合同基本信息外,其他信息由合同动态监控、增加合同主体、合同映射、业务结算等模块实施将变化的信息写入合同台账模块,实现了合同的动态管理。合同管理台账模块的作用:一是详细记录合同的基本信息、清单信息、合同的签订完毕的电子版扫扫描件、合同的签订、归档、账期、执行情况、涉诉或纠纷处理情况、合同状态情况等,是全寿命周期的监控写照;二是对后续的结算、支付等生产经营业务提供合同支撑;三是向市场经营模块推送承揽数据;四是向财务管理模块推送印花税缴纳数据。

合同台账模块业务联动图示如下:

合同台账截图如下:

(2)合同履行状态监控模块:实施监控合同的履行情况,并将相应的信息回写到合同台账模块,是合同全寿命周期管理的重要组成部分。其截图如下:

(3)法律文书登记模块:详细记载了合同履行过程中所发生的有关涉法情况,并与合同台账关联,是合同全寿命周期管理的组成部分。

(4)增加合同主体模块:是通过合同映射的方式解决一采多供、多采一供、多采多供的问题。在以往的贸易系统中,针对上述问题,大部分需要多次录入采购或供应合同,费时费力,还不利于管理。公司在设计系统时,创造性地提出了合同映射的理念,认为上述问题只是反映合同之间的映射关系,无需重复录入合同,并成功加了解决。利用合同映射,通过合同主体增加模块,将有关联的合同主体加入到合同台账的合同主体表中,解决了一采多供、多采一供、多采多供合同重复录入问题。增加合同主体表是合同全寿命周期管理的组成部分,其截图如下:

(5)订货函模块:公司规定要先签订合同后采购、销售,针对特殊情况必须采购或供货,但来不衣签订合同的可以先签订订货函,并在2个月内签订合同。此模块即为此而设计,订货函登记后,便纳入了系统的监控范围,2个月内仍未签订合同,系统会发出预警;同时此模块在计划物流模块填写发货通知时,如无合同,则可先引用此订货函进行发货通知登记。

(6)合同编号及档案编号生成器模块:是为合同的自动编号和合同档案的自动编号而设计。以往编号靠人工,效率低,易出错,编号人员不在时常会导致及不能及时编号,此两个模块即为解决此类问题而设计,本系统的合同以及档案全部采用自动编号,提高了工作效率、避免了人为干扰。合同编号以及档案编号生成器模块截图如下:

(7)普法案例模块:此模块是为配合“七五普法”而设计,法律风控部根据企业生产经营的需要,持续收集各类相关的案例以及普法知识,嵌入普法案例模块,实现了“七五普法”一云端,进入系统的员工均有权查看系统案例,方便了全员知法、学法、用法。普法案例打开具体案例截图如下:

2、创新亮点

(1)实现了合同全寿命周期的动态管理,通过合同动态监控、法律文书登记、合同主体变化、自动编号、末次结算等业务与合同台账的以接,使每份合同活起来,并使每份合同的作用发挥至最大;

(2)强化了合同对后续生产经营业务的有力管控,计划物流系统的发货通知、发货确认、出入库以及结算控制、末次结算等均需引用相应的合同台账,无合同在系统中将寸步难行。

(3)实现了向市场经营模块一键推送承揽数据、向财务模块一键推送印花税缴纳数据。

(4)首创通过映射合同方式,解决一采多供、多采一供、多采多供业务的合同需要多次录入的问题,保证一份合同仅需录入一次,通过各合同的内部关联映射,完成业务的处理

(五)市场经营模块

1、模块包含内容及功能:市场经营模块主要包括承揽台账及报表模块、物资招标询价系统模块。市场经营承揽台账数据由法律风控部门通过合同台账推送形成,承揽报表基于合同台账数据,实现了所有报表以及图示的一键自动生成,解决了以往人工填报报表效率低、劳动强度大、易出错的问题,极大地减轻了劳动强度,并能保证承揽数据与法律风控合同台账登记数据的一致性;物资招标询价系统模块为2019年新设计模块,为数据集成管理系统的子系统,目前已设计完毕,正处于试运行阶段,物资招标询价系统的运行,将物资询价招标由线下移至线上,提高了工作效率,提升了可监控性,使阳光采购的目标得以实现,将成为重要的子系统。物资招标询价系统登录截图以及承揽台账以及由此台账一键生成报表的截图如下图所示:

2、创新亮点

(1)一键生成承揽台账、一键生成各类报表,极大地提高了工作效率,并且通过合同台账推送数据至承揽台账,保证了数出一门,加强了对承揽数据的管理。

(2)线上招标询价系统将使招标由线下移至线上,提高了工作效率、加强了对招标、询价的管控,使招标、询价阳光运行成为了可能。

(六)结算管理模块

结算管理模块为系统的核心业务模块,由公司经济核算部负责管理和运行。

1、模块包含内容及功能:结算管理模块包括计划物流模块、进项发票管理模块、支付平台模块、债权债务分析模块、结算台账模块、结算报表模块等模块。

(1)计划物流模块:此模块为生产经营的核心模块。包含发货通知、发货确认、出入库控制台、结算控制台、末次结算等子模块,涵盖了物资采购、供应的全业务流程,实现了全业务流程的控制,并与发票模块、合同台账模块、结算台账模块等关联,形成联动控制。计划物流运行示意图如下图所示:

Ⅰ计划物流发货通知子模块:在合同签订完成后,下达计划流物首次发货通知标志着合同履行的开始,发货通知也标志着每次供货的开始。

管理要求:第一,在接到客户的发货要求后,要对供应商在计划物流系统中下达发货通知,由供应商根据发货通知供货,无通知不得要求供应商供货;第二,下达发货通知要依据采购、供应合同或订货函,无合同、订货函不得发货,并且要满足采购、供应合同或订货函成对时才可下达发货通知;第三,合同或订货函只能从法律风控部的合同台账模块调取,体现了合同对业务的高度控制作用。如在下达发货通知时,发现无合同或订货函,业务人员首先要确认合同或订货函是否签订,其次会同法律风控部人员沟通,确认合同是否录入系统,如合同或订货函已签订但未录入系统,业务人员会督促法律风控部人员加紧录入系统,以满足发货通知要求,而无需领导或其他管理人员干预,这体现了业务互证的系统设计理念;第四,发货通知设置了客户的累计供货、回款、欠款的限额等信息,客户欠款超过限额后将限制发货,体现了客户欠款额度授信对发货的控制作用;第五,发货通知设计了多采购合同供货,即每次发货通知根据客户要求的物资品种,可同时对多个采购合同下达发货通知,大大提高了发货的灵活性和工作效率。

发货通知与发货确认业务联动:通过发货通知将客户的每一次发货要求和对下下达的发货通知均纳入公司的监管和管理范围,发货确认业务人员关注发货通知,并做好发货确认工作;在发货确认审核后,下达发货通知的人员能看到此次发货通知的收货情况,这样形成了业务联动。发货通知截图如下:

在发货确认后,下达发彩经网通知的业务人员可查看到本次通知的收货情况,截图如下:

Ⅱ计划物流发货确认子模块:发货确认业务人员密切关注发货通知的下达情况,并根据发货通知下达的时间准备发货确认工作。

管理要求:第一,发货确认业务人员要关注所辖范围的发货通知,如通知下达合理时间后未收到客户收货单据,就会与发货通知下达人员沟通,确认现场的发货情况,形成业务互动;第二,根据发货通知和收货数量填写发货确认单据。在接收到客户确认的收货单据后,发货确认人员引用对应的发货通知,并将收货单据所标明的数量填入对应发货通知清单中的发货确认位置。如业务人员未能找到对应的发货通知,即使有客户的收货单据,也不能填制发货确认单据,此时业务人员便会与发货通知下达人沟通,确认是否下达发货通知,形成业务互证;第三,数据推送:出入库控制台只接受发货确认单推送的数据,多份发货确认数据形成汇总出入库数据。每张发货确认单审核后,发货确认数据将向出入库控制台进行推送,以便月末汇总出入库。数据推送完毕后,对应的出入控制台会将对应的出库单编号回写入发货确认单,这样每张发货确认单均与对应的出入库单据进行了绑定,形成了业务的联动。发货截图如下:

Ⅲ计划物流出入库控制台:计划物流出入库控制台接收来自发货确认单据的数据,在结算前形成出入库汇总表。根据管理要求,在出入库控制台要完成如下五项工作:

进行数量和价格确认:在出入库明细表中对发货确认单推送来的数量进行确认,形成出入库数据,对各采购、供应价格进行确认,形成出入库价格;数据确认无误后,进行审核锁定所有数据。

汇总出入库数据:将出入库明细表中的数据进行汇总,分别形成出库、入库汇总数据;

生成入库清单明细数据:如果入库采购数据中有多个供应商,则生成多条入库清单明细数据,每条入库清单明细将生成对应的入库单。

生成出入库报表数据:根据系统出入库汇总数据和入库清单明细,生成对应的出入库报表数据。

向结算控制台推送出入库数据:系统实现一键推送出入库数据到对应的销售、采购结算控制台,用于结算出单。结算控制台只接受出入库控制台推送的数据,确保了数据的来源唯一性。

系统出入库控制台截图如下:

Ⅳ计划物流结算控制台:计划物流结算控制台分为销售结算控制台和采购结算控制台,分别完成如下的工作:

① 用来一键生成销售、采购结算单,并将结算数据推送至结算月报统计台账;

② 销售控制台审核后,根据开票申请时间,将数据推送至财务模块的销项发票开票控制台,由开票控制台将数据推送至税控机进行一键开具销项发票;销售控制台会自动匹配购买方和销售方开票信息,国税分类编码会自动匹配销售清单物资编码,这些自动匹配为一键开票的实现奠定了坚实的基础。

③ 进项发票匹配:采购控制台对收到的进项发票数据进行匹配登记。结算控制台业务联动示意图如下所示:

销售控制台截图如下:

采购控制台截图如下:

(2)进项发管理模块:公司数据集成管理系统已实现了与国税发票底库接口的对接,收到进项发票后,通过扫描进项发票,可调出进项发票开具时留在在国税系统中的底单,并会自动进行对比,确认发票的真伪;自动对比后,系统会将进项发票信息回写入进项发票管理模块,形成系统的进项发票库;进项发票与采购结算控制台的对应结算数据进行匹配,完成进项发票与采购结算单的对接工作。进项发票库单据截图如下:

进项发票匹配控制台截图如下:

(3)债权债务模块:本模块主要记载了合同履行过程中的债权转移、代收代付改直付等相关业务,并与结算月报台账等进行了对接,使债权转移与结算形成联动,确保公司结算数据的准确。债权转移数据经审批后,与公司其经管、财务数据进行对接并进行相应的调账工作。公司的债权转移确认及审批如单据截图如下:

(4)支付平台模块:支付平台模块于2019年下半年将建成智能支付系统,目前即将进入测试的模块有请款登记模块、请款审核模块,已完全投入运行的模块有请款审批单模块和客户回款查询模块,其中请款审批单模块目前是支付平台的核心模块。请款审批单模块是体现数据集成、合同为纲、管理内嵌、业务驱动、业务互证、伺服监控设计理念的典型代表。其业务要求如下:

① 每笔请款针对具体的供应商和具体的项目;

② 请款采用采购、供应双合同控制,缺一不可:请款必须自法律风控部合同台账引用具体的供应合同或订货函以及采购合同;如为订货函发货应指明。

③ 请款的发票数据和付款数据采用经管、财务双数据控制,财务经管的发票、已付款数据必须一致或符合逻辑,才能请款;

④ 如有扣除事项,系统会自动调用,累计应付款为扣除相应款项后的真实数据;

⑤ 货到付款的请款超出应付款会报警提示;预付款超过500万时,应填写实际已供货未结算的情况说明;

上述管理要求均在请款单中得以体现,并交由伺服监控来控制,其中任何一项不符合要求,均会进行相应的提示,并且如不改正则单据不会保存,通过系列控制,确保了请款业务的准确性,防范了请款风险。请款审批单业务联动图如下图所示:

请款审批单据截图如下图所示:

(5)结算台账模块:结算台账模块包括结算月报台账和结算台账两种模块,结算月报台账由结算控制台传递数据生成,结算台账由结算人员根据签订盖章的结算单手工录入生成,两种不同数据来源的结算台账形成相互验证,并确保数据一致,保证了结算台账数据的准确性。

(6)发票交接台账:发票交接台账位于结算管理模块的发票管理子模块。发票交接台账首创了“共享台账”设计理念。由经管人员、财务人员、业务人员分别对结算数据、进项发票收取、销项发票开具,发票传递交接等信息在同一台账中进行共同确认,在共建、共享、共同确认的过程中,实现了实时对账,确保发票账务数据的准确。发票交接台账单据截图如下图所示:

(7)统计报表模块:经管统计报表为集成报表,集成了产值、毛利,累计收款、付款,累计应收、应付,累计收付差、净应收等数据信息,并且时实时报表,一键生成。使经管数据为生产经营决策提供实时、准确数据变为了现实。经管统计报表截图如下图所示:

2、创新亮点

结算管理模块是系统的核心模块,是系统信息化管理自动化、智能化的代表,其主要的李明新亮点如一上:

(1)实现了“数据集成、合同为纲、管理内嵌、业务驱动、业务互证、伺服监控”的六大设计理念,实现了各业务模块的联动,形成了完整的业务控制体系;

(2)计划物流系统涵盖了发货通知、发货确认、出入库确认、结算确认、末次结算等全业务流程,并通过数据推送机制,使各业务模块无缝对接,使现场的生产经营全部纳入公司的监控体系;同种数据来源唯一,原始数据仅需录入一次,数据在系统各模块之间根据业务规范要求在人为控制下自动转化,提高了工作效率和工作质量,降低了劳动强度;

(3)实现了一键开具销售项发票,进项发票扫描自动认证,实现了采购、销售结算数据与发票数据的互联;实现了财务数据与业务数据的融合,为企业业、财、税一体化建设提供了借鉴。

(4)首创共享台账理念,不同业务部门共建同一台账,在共建过程中实现了实时对账,并使结算资料、发票资料的交接清晰明了,并具有完整的可追溯性。

(5)结算台账实行双台账管理,两个不同数据来源的台账记录相同,是数据准确无误的标志;建立了经管集成报表模块,实时一键生成经管数据,为企业生产经营决策提供实时、准确、完整的数据支持。

(七)财务管理模块

财务管理模块为系统的核心业务模块,也是系统实现业、财一体化的重要组织部分。

1、模块包含内容及功能:财务管理模块主要包括收款控制台、付款控制台、销项发票开票控制台、印花税控制台四个主要模块。

(1)收、付款控制台:收付款控制台上的客户、供应商同时记载了系统和财务玖琪系统的编码和名称,并一一对应,方面了系统和财务玖琪账套数据的核对和交换;收款控制台采用统收分填制度,对于每一笔收款,先进行整体登记,再根据供货的事业部对收款进行二次分配;在收付款控制台均内置了累计采购、销售和累计收款、付款以及累计应收应付提示数据,以方便款项的登记工作;每月由财务对系统登记的收付款与玖琪财务账套登记的收付款进行对账核对,确保一致;财务收付款运行截图如下:

(2)销项发票开票控制台:包括开票登记控制台和发票回写控制台两个子模块,是系统实现业务、税票一体化建设的重要组成部分。开票登记控制台接收来自销售结算控制台的开票数据,经财务审核后,将数据推送至国税税控机,进行销项发票的开具;销项发票开具后,开票接口程序会回传已开具的发票信息到发票回写控制台,并形成已开具销项发票的回写台账,方便系统对销项发票的管理工作。

开票控制台和发票回写控制台运行截图如下:

(3)印花税控制台:印花税控制台是为方便准确缴纳印花税而设置的业务模块。主要包括印花税缴纳台账、印花税缴纳控制台两个子模块。印花税缴纳台账应纳税数据由合同台账进行推送,印花税缴纳控制台调取印花税缴纳台账数据,进行应缴纳印花税的分析并确认缴纳数据,实现了一键调取应纳税数据,一键确认应缴纳数据功能,方便、快捷、准确,减轻了劳动强度,提高了工作效率。印花税缴纳台账和印花税控制台运行截图如下:

2、创新亮点

(1) 将财务管理模块纳入系统,是公司实现业务、财务一体化建设的重大举措;财务系统收、付款台账的建立不但是对玖琪财务系统记账的有益补充,更为系统进行债权债务分析提供了数据基础,使得一键分析债权债务成为现实。

(2)一键开具销项发票:通过将业务数据推送至开票控制台,再由开票控制台控制税控机进行开票,不但实现了一键开具销项发票业务,实现了开票的自动化,减少人为开票的错误,减轻了劳动强度,提高了工作效率,而且确保了结算数据与销项发票开票数据的一致性。提升了企业对结算数据和发票数据的掌控能力。

(3)通过数据推送机制,使合同台账数据推送至印花税台账,印花税控制台通过对印花税台账的智能分析,快速判断应缴纳的印花税,提高了印花税缴纳的信息化和智能化、高效化水平。

(八)统计分析模块

1、模块包含内容及功能:统计分析模块主要包括完成产值分析、承揽产值对比分析、在手任务分析、进销差及毛利分析、收付款查询、进销项发票分析、应收账款分析、应付账款分析、日供货情况统计分析等子模块,是系统建设智能统计分析系统的基础。得益于各模块数据在系统的贯通,各类分析均可直接、快速取得想要的数据,所有分析在设定好参数后,均是一键生成,并且智能分析。

2、创新亮点

(1)系统集成、快速统计分析:借助于系统集成的优势,各模块数据在系统内无缝对接、快速传输、科学转化,所有统计、查询、分析工作均可直接快速取得所需数据,并且均可进行快速智能分析,一键生成所需数据。以实时获取准确数据替代了以往传统的按周、按月、按季人工汇总数据时代,提高了工作质量和效率,减轻了劳动强度,开创了企业智能统计分析时代。

四、效益及效果

(一)经济效益

1、开发和使用成本低。自行开发的业务系统年使用成本仅5万元左右,经过对比,其功能可和数百万元的外包软件功能媲美;业务系统软件全部由公司自主开发,能实时根据企业的需求进行功能调整,并且在功能设计和细节处理上与企业的生产经营完全匹配;功能的增加和优化不必向外包软件开发那样,每次增加功能都要收费,并且随着软件整体费用的增加,外包软件的年服务费也会相应增加,开发和使用费用最终会形成“无底洞”现象。因此公司自行研发的云表“企业数据集成管理系统”从开发和使用费用上完全受控,且费用在同类软件中最低。

2、经济效益提升。公司“企业数据集成数据”应用以来,在实现数据处理质量和效率提升的同时,数据处理人员减少至原来的1/2左右,年节省员工费用约200-300万元;数据实现了自动、按需、快速、准确处理,实现了对生产经营的实时响应,系统的负载量可承载更多的业务,为公司承揽、产值和效益的跨越提升提供了保障。

(二)管理效益

数据的高效处理,带来巨大的管理效益。信息化的运用,实现了数据的智能处理、自动处理和最大共享,实现了对生产经营全过程、全模块、全流程的管控和风险防范,管理水平实现了质的提升;实现了“一键”进行数据分析、各类报表“一键”查询、各类生产经营数据“一键生成”、销项发票一键开具等“多个一”;通过计划任务在服务器上实现了无人值守的数据的自动分析和处理;数据处理能力与原来手工EXCEL表时代相比,处理速度、效率和准确性都发生了质的提高;数据的高效处理、快速和准确分析为企业快速、科学决策奠定了坚实的基础,催生了企业的高质量发展,实现了管理效益的持续高质量常态化。

(三)社会效益

公司核心业务系统自主研发的成功,开创了“央企管理软件”自行开发、完全受控的先河,摆脱了传统软件外包开发,受治于软件公司、开发和使用费用高昂,功能和业务不匹配、功能增加或优化滞后的局面;以云表为代表的无代码开发平台的出现,改变了企业软件开发的观念,加速了软件开发的效率,软件业最新的“面向业务的开发”时代已经到来。每个企业、项目只要有自己的规章、制度和业务流程要求,有实质的需求,均可以借助云表或类似无代码开发平台,快速建立自已的信息管理系统;我们首创的“数据集成、合同为纲、管理内嵌、业务驱动、业务互证、伺服监控”的信息化设计六大理念,将有效推动企业的信息化管理,并为行业信息化管理系统设计提供宝贵借鉴。

我公司基于“云表集成开发平台”开发的“企业数据集成管理系统”的成功,为各类企业实现管理软件自行开发、程序和数据完全受控,早日实现真正的信息化管理的梦想提供了强大的支撑和参考,可复制性强,其将产生巨大的社会效益。